10.1.- ¿Se aplica la normativa de protección de datos a las comunidades de propietarios?

Sí, en la medida que realicen un tratamiento de datos de carácter personal de personas físicas. Así, en las comunidades de propietarios existe un tratamiento derivado de la gestión de la propia comunidad, que puede denominarse "gestión de la comunidad de propietarios" o "propietarios",en el que se incluyen los datos personales de los citados propietarios como pueden ser nombre, apellidos, dirección o correo electrónico.

Pueden existar además otro tipo de tratamientos como el de "videovigilanica" o "camaras de seguridad".Por tanto, y como indicamos al principio, al existir estos tratamientos debe cumplirse lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales.

10.2.- ¿Cuáles son las principales obligaciones?

En las comunidades de propietarios, éstas serán las responsables del tratamiento de sus datos personales. En el caso de que tengan contratado un administrador de fincas, éste actuará como encargado del tratamiento. Es decir, en este caso, se establece la siguiente relación: la comunidad es responsable de los tratamientos y el administrador actúa como encargado de los mismos. Ambos deben someterse a la normativa de protección de datos, que establece al respecto una serie de obligaciones, entre las que podemos citar:- La creación del registro de actividades de tratamiento.- Cumplir con el derecho de información.- Atender los derechos de protección de datos.- Determinar la legitimación de los tratamientos. Además, el contrato entre la comunidad y el administrador deberá contener las respectivas cláusulas de protección de datos. Para ayudar a este cumplimiento, la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado la Guía Protección de Datos y Administradores de Fincas, que puede consultarse en su página web (https://www.aepd.es)  

10.3.- ¿Es obligatorio la inscripción de ficheros de la comunidad en la Agencia?

No, con la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha desaparecido la obligación de inscribir ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.

10.4.- ¿Es necesario realizar el análisis de riesgos a los tratamientos de la comunidad de propietarios?

Dado el escaso riesgo que puede suponer los tratamientos referidos a "gestión de la comunidad de propietarios"/"propietarios" o "videovigilancia"/"cámaras de seguridad", podría no ser necesario realizar el análisis de riesgos, sin perjuicio de adoptar las correspondientes medidas de seguridad.

10.5.- Las comunidades de propietarios ¿Deben nombrar un delegado de protección de datos?

no es obligatorio su nombramiento

10.6.- ¿Puede tener acceso un propietario a los gastos de su comunidad?

Este tipo de acceso y obtención de copias por parte de los copropietarios responde a la finalidad de conocer y comprobar la correcta gestión de las cuentas de la comunidad, pudiendo dar acceso a información muy variada, tal como ocurre con la relativa a salarios, honorarios profesionales, facturas y contratos. En la documentación de la comunidad de propietarios pueden encontrarse numerosas informaciones que incorporan datos personales, tales como datos identificativos y de contacto de los propietarios, números de sus cuentas corrientes, coeficientes de participación, consumos individuales, ingresos efectuados por los propietarios o deudas que estos mantengan con la comunidad, sentido del voto en la adopción de acuerdos, etcétera. Igualmente tendrá dicha consideración cualquier dato personal referido a los empleados que pudiera tener la comunidad de propietarios, como también la tendrán los datos relativos a honorarios de profesionales que abone la comunidad.Ciñéndonos exclusivamente a los tratamientos de datos personales contenidos en los documentos que emplea la propia comunidad, estos pueden abarcar un amplio espectro de información personal relativa, incluso, a la vida privada y familiar de los afectados, así como a cualquier tipo de actividad desarrollada por una persona, como la referida a sus relaciones laborales o a su actividad económica o social.La propia LPH habilita diversas comunicaciones de datos personales, que a efectos del RGPD se encontrarían legitimadas en base al cumplimiento de una obligación legal. Así, el artículo 16.2) regula cómo debe efectuarse la convocatoria de las juntas, disponiendo que la convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2. Por su parte, el artículo 19 de la LPH prevé la remisión de las actas a los propietarios, señalando en su número segundo las menciones que deben contener, entre las que figuran diversos tipos de datos de carácter personal.Desde la óptica de la protección de los datos personales, debe señalarse que sin perjuicio de que puedan realizarse estas comunicaciones, se tiene que tener en consideración también los principios del RGPD, sobretodo el principio relativo a la minimización de datos.En consecuencia, la comunicación de datos deberá limitarse a aquéllos que -en cada caso- resulten "adecuados, pertinentes y limitados" para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en estos supuestos viene referido al control del buen gobierno de la comunidad.

10.7.- ¿Puede conocer un propietario los empleados de una comunidad?

Estos datos no resultan relevantes para la finalidad de control de la gestión de la comunidad de propietarios

10.8.- ¿Es posible conocer por parte de un vecino el nombre del resto de propietarios del inmueble?

Uno de los supuestos que contempla el Reglamento General de Protección de Datos que legitima el tratamiento de datos personales es la satisfacción del interés legítimo aducido por el responsable o un tercero. Este interés legítimo se aplicaría en este supuesto, por lo que existe un interés legítimo de un propietario de conocer el nombre y apellidos del resto de propietarios.

10.9.-¿Se puede exponer, cumpliendo ciertos requisitos, en el tablón de anuncios de la comunidad la relación de los vecinos morosos?

La Ley de Propiedad Horizontal, en su artículo 16.2 prevé que "la convocatoria de la Junta contenga la relación de vecinos morosos que estén privados del voto", siendo una buena práctica la notificación de la convocatoria individual por correo, la inclusión en cajetín, o mediante intranet con clave y contraseña, evitándose cualquier medio que pueda suponer el acceso por terceros (Internet). No obstante la difusión de la lista de un vecino deudor podrá publicarse únicamente en el supuesto recogido en el artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal apartado h) párrafo segundo, "Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto." Para proceder de esta forma deberán acreditarse los intentos de notificación.No es legal, desde la óptica de protección de datos, exponer la lista de vecinos deudores a la vista de terceros.

10.10.- En nuestra comunidad de vecinos hay cámaras de videovigilancia ¿Son legales?

Para la instalación de videocámaras en las comunidades de vecinos, será necesario, con carácter previo a dicha instalación, el acuerdo de la Junta de Propietarios. Las cámaras únicamente podrán instalarse en las zonas comunes de la propiedad, y no podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble.Tampoco podrán captarse imágenes de terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno.

10.11.- Puede el portero de mi finca visionar las imágenes de las cámaras de seguridad?

El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietarios. En ningún caso resultarán accesibles a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria.Si el acceso se realiza con conexión a internet, se restringirá con un código de usuario y una contraseña (o cualquier otro medio que garantice la identificación y autenticación unívoca), que sólo serán conocidos por las personas autorizadas a acceder a dichas imágenes.Una vez instalado el sistema, se recomienda el cambio regular de la contraseña, evitando las fácilmente deducibles.

10.12.- La normativa de protección de datos ¿Se aplica a los videoporteros?

No. La normativa de protección de datos no es de aplicación cuando se trate de tratamientos mantenidos por personas físicas en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas, como ocurre, por ejemplo, cuando el tratamiento sea efectuado a través de videoporteros. Sin embargo, si será de aplicación cuando el servicio se articule mediante procedimientos que reproducen y/o graban imágenes de modo constante, y resultan accesibles -ya sea a través de Internet o mediante emisiones por la televisión de los vecinos-, y en particular cuando el objeto de las mismas alcance al conjunto del patio y/o a la vía pública colindante.En consecuencia, cuando una cámara permite reproducir en tiempo real las imágenes que concurren en la portería de un edificio, su actuación excede con mucho del ámbito personal y doméstico, por lo que implica un tratamiento de datos de carácter personal, sujeto a la normativa de protección de datos.